Все более быстро следующие изменения внешней среды вынуждают предприятия вводить внутренние изменения не раз в несколько или несколько лет, а раз в несколько месяцев или недель. Это касается и реализации кадровых функций. Одним из способов быстрой смены этих функций является кадровый аудит.
Кадровый аудит – это один из элементов других аудитов, проводимых в компании, например, внутреннего, качественного, управленческого, организационного или самостоятельный инструмент совершенствования управления человеческими ресурсами. Это консультационная и контрольная деятельность. Он заключается в систематическом, самостоятельном, методическом исследовании и оценке человеческих ресурсов и системы функций персонала, которая направлена на их совершенствование путем проверки соответствия текущего состояния принятым стандартам или образцам. Следствием деятельности по кадровому аудиту является информация, позволяющая определить способность компании создавать ценность в области кадровой функции. Целью данного аудита является получение информации, определяющей сильные и слабые стороны в области управления человеческими ресурсами. Любая организация может воспользоваться услугами аудита у профессионалов — https://www.dlaudit.kz/
Особенности кадрового аудита
Важным аспектом аудита является соблюдение этических норм, а именно: уважение закона, профессиональные стандарты работы, добросовестность в выполнении задач в процессе диагностики и оценки, соблюдение беспристрастности и независимости при формулировании мнений.
Для того чтобы процесс кадрового аудита был максимально объективным и выполнял свою организационную функцию, должны быть доступны все источники информации, первичные — анализы текущего положения дел, созданные для целей аудита, а также второстепенные — кадровая стратегия, планы работы и показатели выполнения этих планов, положения, приказы, процедуры, должностные инструкции. Крайне важно также одобрение руководством и работниками проведенной проверки.
Виды и объем аудита кадровой службы
Объем кадрового аудита заключается в диагностике персонала и системы управления человеческими ресурсами и может проводиться на уровне отдельного лица, группы или всей организации. В ходе кадрового аудита, в частности, проверяются:
- компетенции и мотивация сотрудников,
- эффективность и трудозатраты,
- статус и структура занятости,
- внутренние и внешние колебания.
На уровне единиц исследование охватывает индивидуальный рабочий потенциал, производительность отдельных людей и их поведение. На уровне группы и всей организации исследуются взаимодействия внутри рабочих групп и неформальных групп и поведение между ними, особенно лидерство и жизненный цикл рабочей группы. Здесь также рассматриваются потенциал и результаты работы, а также достигнутые результаты работы группы.
Можно выделить различные формы кадрового аудита. Одной из них является общая модель управления человеческими ресурсами, где выделяются следующие направления деятельности:
- кадровая стратегия,
- субъекты и организация процессов в области кадровой функции,
- методы и приемы УЧР,
- HRM-эффекты,
- стратегия, структура и культура организации как определяющие факторы УЧР,
- окружение личной функции.
Другой формой описываемого аудита является типовая система, используемая при проведении частичных аудитов системы кадровых функций. На основании этого критерия можно выделить следующие аудиты: набор и набор персонала, управление эффектами, периодическая система оценки, оплата труда, повышение квалификации персонала, административные службы.
Другой формой кадрового аудита является подход к кадровым процессам, т. е. анализ и оценка условий, протекания и последствий кадровых процессов. Аудит условий охватывает внутренние и внешние факторы, влияющие на ход и результаты кадровых процессов. Среди внутренних факторов большое значение имеет аудит стратегии компании, ее структуры и организационной культуры. Напротив, цель аудита пробега состоит в том, чтобы определить компоненты, которые создают ценность, и те, которые не создают. Аудит эффектов – это диагностика и оценка особенностей, поведения и результатов деятельности в рамках личностных процессов и подпроцессов.
Для того чтобы кадровый аудит был эффективным, независимо от его цели, вида и объема, необходимо разработать и соблюдать соответствующую процедуру с учетом специфики и стандартов организации. В этой процедуре должны быть определены: цель аудита, его предмет и объем, стандарты аудита и оценки, задачи и ответственность участников аудита, выявление фактического положения дел в проверяемой области, проверка и интерпретация выводов, а также подготовка отчета, содержащего оценку и рекомендации.
Стандарты, используемые в аудите
Основным вопросом правильного проведения кадрового аудита являются соответствующие стандарты оценки состояния человеческих ресурсов и действующей системы управления. Это могут быть стандарты, разработанные внутри организации для целей внутреннего кадрового аудита (требования стратегии компании, принципы кадровой политики), а также внешние, применяемые внешним аудитором.
Надлежащее проведение аудита кадровой функции или ее части требует детальной разбивки применяемых стандартов на показатели, с помощью которых данный стандарт будет анализироваться, при этом предоставляя доказательства в виде документов, наблюдаемых событий и заключений аудита. участников, что позволит оценить уровень данного показателя в аудируемой организации.
Задача аудитора состоит в том, чтобы оценить адекватность и надежность предоставленных доказательств и определить, являются ли они полезными и достаточными для проведения оценки. Проведенные анализы вместе с оценкой должны быть включены в отчет, который имеет краткую и прозрачную форму, включает рекомендации и возможные приложения, документирующие обнаруженные факты и сделанные оценки.
Преимущества и риски, связанные с аудитом
Проведение кадрового аудита в компании может принести множество преимуществ, среди которых:
- определение вклада в функционирование организации, вносимого отделом кадров,
- профессионализация имиджа отдела кадров,
- влияние на повышение уровня ответственности и профессионализма сотрудников кадровой службы,
- определение круга обязанностей и ответственности отдела кадров,
- стимулирование согласованности политики и деятельности в области человеческих ресурсов,
- выяснение любых существенных кадровых проблем,
- обеспечение соответствия деятельности организации требованиям законодательства,
- оптимизация трудозатрат за счет совершенствования применяемых процедур,
- содействие утверждению необходимых изменений роли и места отдела кадров,
- проверка системы кадровой информации в компании.
Осуществление кадровых аудитов также представляет собой риск, который вытекает из специфики предмета аудита, междисциплинарности кадровой функции и объективных ограничений в области измерения, что может привести к неточным, упрощенным или неверным оценкам. К рискам также могут относиться: культурные, процедурные и компетентностные факторы руководителей и аудиторов, а также возможное давление со стороны руководства организации для получения положительных результатов аудита. Поэтому очень важно соблюдать рассмотренные выше принципы и процедуры, и только тогда кадровый аудит станет эффективным инструментом улучшения процесса управления человеческими ресурсами в организации.
Особенности кадрового аудита:
- объективная оценка и улучшение
- упрощение прикладных действий
- принятие стандартов, являющихся эталоном в исследованиях и оценке
- взаимодействие аудитора с работниками и руководителями
- систематическим и непротиворечивым в установленном порядке процедуре
- независимость аудитора при проведении исследований и формулировании оценок
- представление отчета, который является основой для создания плана корректировок и улучшений в области управления человеческими ресурсами
